Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN VAN Congres Bureau Friesland

Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Noord Nederland

 

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

a. de opdrachtnemer: de gebruiker van deze algemene voorwaarden, Congres Bureau Friesland,  (te noemen CBF) gevestigd te Mantgum.

b. de opdrachtgever :

Degene die met Congres Bureau Friesland een overeenkomst is aangegaan tot het verrichten van werkzaamheden, zoals bedoeld onder a, ten behoeve van de opdrachtgever.

c. de bijeenkomst:

Het congres, de vergadering, cursus of andere bijeenkomst welke door Congres Bureau Friesland is georganiseerd.

 

Artikel 2: Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen Congres Bureau Friesland en de opdrachtgever, met betrekking tot de organisatie van congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten.

2.2 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren ingeval van tegenstrijdigheid deze algemene voorwaarden.

 

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 Congres Bureau Friesland heeft het recht voor het opstellen van een offerte een

vergoeding te vragen van de opdrachtgever. Alle door het Congres Bureau Friesland uitgebrachte offertes zijn voor wat de termijn van aanvaarding betreft vrijblijvend, tenzij daarvoor in de offerte een termijn is opgenomen.

3.2 De overeenkomst tussen het Congres Bureau Friesland en de opdrachtgever kan in delen tot stand komen. De (deel)overeenkomst komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeengekomen door CBF schriftelijk wordt bevestigd en aan de opdrachtgever wordt toegezonden. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven, wordt de bijlage geacht - indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment - deel uit te maken van de overeenkomst.

3.3 Bedragen die worden genoemd in de stukken opgesteld door het CBF zijn

exclusief omzetbelasting, tenzij anders is aangegeven.

 

Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst

In de offerte/overeenkomst wordt tenminste het navolgende vastgelegd:

- naam van de opdrachtgever ;

- de aanvangs- en de einddatum van de bijeenkomst;

- omschrijving van de opdracht en de in dat kader door het CBF uit te voeren                                            

  werkzaamheden;

- de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst;

- de hoogte van een eventuele borgsom;

- het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;

- eventuele bijzondere voorwaarden;

- beschrijving van bij derden af te nemen goederen en diensten;

- termijnen en wijzen van betaling.

 

Artikel 5: Wijzigingen en aanvullingen

5.1 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tussen het CBF en de opdrachtgever zijn vastgelegd.

5.2 Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de opdrachtgever voorgelegd zodra ze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt uiteraard gestreefd naar voorkoming ervan. Ze komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

 

Artikel 6: Indirecte vertegenwoordiging

Voor zover in het kader van de uitvoering van de opdracht het CBF diensten van derden betrekt zal deze dat steeds doen op naam en voor rekening van de opdrachtgever. Voor het geval het CBF in verband met de uitvoering van de overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening personeel, diensten of goederen van derden betrekt, vrijwaart de opdrachtgever het CBF terzake van de voldoening van de aan de derde toekomende tegenprestatie.

 

Artikel 7: Betaling

7.1 Betaling van de facturen van het CBF dient te geschieden binnen de

overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum.

7.2 Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is de opdrachtgever in verzuim waarna de opdrachtgever 1 % rente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag. De opdrachtgever is tevens alle buitengerechtelijke kosten van invordering verschuldigd. Deze kosten worden berekend overeenkomstig onderstaand incassotarief.

- over de eerste 6.500,- 15%

- over het meerdere tot 13.000,-- 10%

- over het meerdere tot 32.500,-- 8%

- over het meerdere tot 130.000,-- 5%

- over het meerdere boven 130.000,-- 3%

Bovendien is de opdrachtgever verschuldigd alle proceskosten en daarmee verbonden kosten voor rechtskundige bijstand.

7.4 Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle

verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en dan van de opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.

7.5 Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is het CBF gerechtigd om

van de opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de opdrachtgever niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.

 

Artikel 8: Annulering

8.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de opdrachtgever dient bij aangetekend schrijven te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van de aangetekende brief door het congresorganisatiebureau.

8.2 Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel geldt bij annulering ten aanzien van het niet onder 8.3 vallende deel van de kosten het navolgende: de annuleringsvoorwaarden die zijn opgenomen in de bevestiging waarbij de hoogte van het bedrag wordt bepaald door de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst, exclusief de kosten uit het derde lid van dit artikel en maanden het aantal maanden voor aanvang van de bijeenkomst is.

8.3 Indien de opdrachtgever een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is de opdrachtgever, indien door het CBF voor de uitvoering van de overeenkomst personeel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen -naast het verschuldigde volgend uit 8.2- gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke het CBF aan deze derden verschuldigd zal zijn.

8.4 Wanneer de opdrachtgever de overeenkomst annuleert, is de opdrachtgever aan het  CBF naast het hiervoor in de leden 2 en 3 verschuldigde, eveneens administratiekosten verschuldigd. Deze administratiekosten bedragen 5% van het overeengekomen bedrag.

 

Artikel 9: Opschorting en ontbinding

9.1 Het CBF heeft, indien de opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting jegens het CBF, of indien het CBF redelijkerwijs mag verwachten dat de opdrachtgever zal tekortschieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens het CBF, het recht:

a. van de opdrachtgever voor alle lopende overeenkomsten voor externe kosten zekerheidstelling voor betaling te vorderen;

b. de verplichting uit de overeenkomst met de opdrachtgever -zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen het CBF en de opdrachtgever - op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen;

c. het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden.

9.2 Het CBF heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien het CBF na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt dat tijdens het evenement schade kan worden toegebracht aan eigendommen van het CBF of aan personen, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.

 

Artikel 10: Overmacht

10.1 Onder overmacht aan de zijde van het congresorganisatiebureau wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke van de wil van het CBF onafhankelijke omstandigheid - ook al was deze ten tijde van tot stand komen van de overeenkomst reeds te voorzien - die nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van het CBF, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door het CBF ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is het CBF gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de

overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.

10.2 Indien het CBF bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is het gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.

10.3 De opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s) niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.

 

Artikel 11: Aansprakelijkheid

11.1 Het CBF zal zich inspannen om de opdrachtgever naar beste vermogen van dienst te zijn.

11.2 Bij uitvoering van de overeenkomst door derden is het CBF niet aansprakelijk voor schade tengevolge van enige (stroom)storing, het slecht functioneren van ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten. In alle gevallen zal de aansprakelijkheid van het CBF niet verder gaan dan het op een ander tijdstip opnieuw beschikbaar stellen van apparatuur en benodigd personeel voor het zo mogelijk opnieuw verrichten van de overeengekomen werkzaamheden. Opdrachtgever dient de derde die naar het oordeel van het CBF tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen zelf aan te spreken.

11.3 Het CBF zal de hem toevertrouwde materialen zoals videobanden, films, documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. Het CBF sluit echter iedere aansprakelijkheid voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is de opdrachtgever verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.

11.4 De opdrachtgever zal het CBF volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor het congresorganisatiebureau, het personeel van het CBF of haar uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de opdrachtgever, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie de opdrachtgever de overeenkomst met het CBF heeft afgesloten.

11.5 De opdrachtgever vrijwaart het CBF tegen aanspraken van derden ter

zake van inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door het CBF ten behoeve van de opdrachtgever te verrichten diensten.

 

Artikel 12: Informatieverstrekking

De opdrachtgever is gehouden het CBF tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.

 

Artikel 13: Technische apparatuur

Het CBF kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door derden geleverde audio-visuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties en decorstukken.

 

Artikel 14: Vergunningen

Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen door de opdrachtgever te worden aangevraagd. De opdrachtgever draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunning(en).

 

Artikel 15: Vertrouwelijkheid

15.1 Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.

15.2 Adressen welke door het CBF en de opdrachtgever aan elkaar beschikbaar worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Beide partijen krijgen de beschikking over de adressen van deelnemers.

 

Artikel 16: Uitvoeringsrechten

De opdrachtgever draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoeringsrechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten.

 

Artikel 17: Geschillen

17.1 Alle overeenkomsten waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, ook in geval van werkzaamheden in het buitenland, alsmede de daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen van partijen, worden bij uitsluiting beheerst door het Nederlands recht, geldend voor het Koninkrijk in Europa.

17.2 Alle geschillen, waarin deze voorwaarden van toepassing zijn, kunnen uitsluitend ter beslechting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Leeuwarden, tenzij de Kantonrechter bevoegd is van het geschil kennis te nemen. Binnen een maand nadat de opdrachtnemer zich schriftelijk op de bepaling van dit lid heft beroepen, kan de opdrachtgever alsnog kiezen voor de volgens de wet bevoegde rechter.

 

Artikel 18: Toepasselijk recht

Op iedere overeenkomst tussen de opdrachtgever en het CBF is Nederlands recht van toepassing.

 

Artikel 19: Bescherming persoonsgegevens
19.1 Wanneer de Opdrachtnemer tijdens het uitvoeren van de overeenkomst Persoonsgegevens verwerkt, zal de Opdrachtnemer de Persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken en zich houden aan de wettelijke voorschriften die volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De opdrachtgever is gehouden alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de AVG en de bescherming van Persoonsgegevens volledig en stipt na te komen.
19.2 Onder Persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de Betrokkene’); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
19.3 Onder Verwerking wordt verstaan: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
19.4 Persoonsgegevens worden door Opdrachtnemer zorgvuldig bewaard en zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van Opdrachtnemer en worden uitsluitend gebruikt voor het doel  van de Overeenkomst. Elke partij zal zich houden aan toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming bij het verwerken van Persoonsgegevens.
19.5 Partijen erkennen dat Persoonsgegevens door Opdrachtnemer kunnen worden verwerkt met het oog op of in verband met: (i) de evenementen ingevolge de overeenkomst met opdrachtgever en/of deze algemene voorwaarden; (ii) toepasselijke vereisten in wet- en regelgeving; (iii) verzoeken van en mededelingen aan bevoegde autoriteiten; en (iv) administratieve, financiële risicoanalyse en/of klantrelatie doeleinden zoals ook mede is beschreven in de Privacyverklaring en de door de opdrachtnemer gehanteerde verwerkersovereenkomst (de "Doeleinden").
19.6 Partijen erkennen en stemmen ermee in dat Opdrachtnemer zal kunnen optreden als Verwerker of Verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van Persoonsgegevens voor de Doeleinden, een en ander voor zover dat uit de Overeenkomst met Opdrachtnemer voortvloeit, waaronder begrepen een eventuele Verwerkersovereenkomst. De Opdrachtnemer wordt uitsluitend als Verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt indien zij vanwege de werkzaamheden of diensten in verband met de overeenkomst met Opdrachtgever doel en middelen voor de verwerking bepaalt.
19.7 Opdrachtnemer heeft een Privacyverklaring opgesteld, welke beschikbaar is op www.congresbureaufriesland.nl waar meer informatie te vinden is over de verwerking en bescherming van Persoonsgegevens door Opdrachtnemer en waarmee Opdrachtgever bekend is en instemt. Deze Privacyverklaring maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de overeenkomst met Opdrachtgever en van deze algemene voorwaarden.